Algemene voorwaarden

Artikel 1. Definitions

In deze voorwaarden hebben woorden met een hoofdletter de volgende betekenis.

Partijen en documenten

• Appliqable: Appliqable BV, met maatschappelijke zetel te Grote Markt 37, 9120 Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht, RPR Gent, afdeling Dendermonde.
• Klant: de onderneming die met Appliqable een Overeenkomst sluit of een Offerte ontvangt. Deze voorwaarden gelden niet voor consumenten.
• Partij: Appliqable of de Klant. Partijen: beiden samen.
• Offerte: een voorstel van Appliqable met omschrijving en prijs, met een offertenummer en een versie.
• Overeenkomst: het door beide Partijen ondertekende document dat verwijst naar de aanvaarde versie van de Offerte en naar de toepasselijke versie van deze voorwaarden, met zijn bijlagen en addenda.
• DPA: de verwerkersovereenkomst over persoonsgegevens tussen Partijen.

Ontwikkeling en oplevering

• Startsessie: de eerste werksessie na de ondertekening van de Overeenkomst, waarin Partijen de requirements en Acceptatiecriteria uitwerken.
• Baseline: de requirements, scope, functionele verwachtingen en Acceptatiecriteria, schriftelijk vastgelegd en door beide Partijen bevestigd volgens artikel 8.
• Acceptatiecriteria: de objectieve criteria in de Baseline waaraan een Mijlpaal wordt getoetst.
• Mijlpaal: een fase in de ontwikkeling: Proof-of-Concept, MVP of Versie 1.0.
• Opleveringsmelding: de schriftelijke melding via het Officieel kanaal dat een Mijlpaal ter beoordeling klaarstaat.
• Wezenlijke afwijking: een afwijking van de Acceptatiecriteria die het overeengekomen gebruik van een Mijlpaal verhindert of in belangrijke mate beperkt.
• Restpunt: een afwijking die geen Wezenlijke afwijking is.
• Wijziging: elke aanpassing of uitbreiding ten opzichte van de bevestigde Baseline.
• Applicatie: de software die Appliqable voor de Klant ontwikkelt, configureert of ter beschikking stelt, met alle aanpassingen.
• Platform: de technische omgeving van Appliqable waarop de Applicatie draait, met hosting, databank, componenten, tools en sjablonen.

Prijzen en facturatie

• Bouwprijs: de eenmalige vergoeding voor de ontwikkeling van de Applicatie tot en met Versie 1.0.
• Maandbedrag: de totale maandelijkse vergoeding, bestaande uit de Pakketvergoeding, de Gebruikersvergoeding, de Integratievergoeding, de vergoeding voor Eindgebruikerssupport en eventuele andere overeengekomen diensten.
• Referentiebedrag: het Maandbedrag dat in de Overeenkomst uitdrukkelijk vermeld staat als basis voor de minimale maandelijkse contractwaarde (artikel 5.7.1).
• Pakket: het platformpakket uit de Offerte of de Overeenkomst, met zijn grenzen voor gebruikers en integraties.
• Pakketvergoeding: de vaste maandelijkse vergoeding voor het Pakket.
• Gebruikersvergoeding: de variabele maandelijkse vergoeding per Factureerbare gebruiker, berekend volgens de gebruikersschijven uit de Offerte of de Overeenkomst.
• Factureerbare gebruiker: een toegewezen actief gebruikersaccount, geteld volgens artikel 5.5.
• Integratie: een opgeleverde en geactiveerde koppeling tussen de Applicatie en één extern systeem, ongeacht het aantal technische verbindingen, endpoints of gegevensstromen met dat systeem, tenzij de Offerte die verbindingen afzonderlijk als Integratie vermeldt. Een nog te ontwikkelen koppeling is geen Integratie; haar ontwikkeling valt onder de Bouwprijs of is een Wijziging.
• Integratievergoeding: de maandelijkse vergoeding per Integratie.
• Eindgebruikerssupport: optionele, afzonderlijk geprijsde ondersteuning van de eindgebruikers van de Klant.
• Wijzigingsuren: vooraf aangekochte uren voor Wijzigingen.
• Uurtarief: het tarief voor Wijzigingen buiten Wijzigingsuren, zoals vermeld in de Offerte of de Overeenkomst.
• Startdatum Maandbedrag: de datum vanaf wanneer het Maandbedrag verschuldigd is, volgens artikel 7.
• Gebruiksklaarmelding: de schriftelijke melding volgens artikel 7.4 dat de Applicatie klaar is voor ingebruikname.
• Initiële contractperiode: de eerste contractperiode van de maandelijkse dienstverlening, volgens artikel 15.2.

Gegevens, communicatie en tijd

• Klantgegevens: alle gegevens die de Klant of zijn gebruikers in de Applicatie invoeren of laten verwerken.
• Externe dienst: een dienst van een derde die Appliqable gebruikt, zoals hosting, een API of een AI-dienst.
• AI-dienst: een Externe dienst die gegevens verwerkt met een model van artificiële intelligentie.
• Officieel kanaal: het e-mailadres dat Appliqable daarvoor in de Overeenkomst vermeldt, of een ander kanaal dat Appliqable schriftelijk meedeelt.
• Formele kennisgeving: een kennisgeving volgens artikel 21.2.
• Werkdag: maandag tot en met vrijdag, behalve wettelijke feestdagen in België.
• Supporturen: de uren op Werkdagen waarin support verleend wordt, volgens artikel 10.2.

Artikel 2. Contractdocumenten en voorrang

2.1. Deze voorwaarden gelden voor alle Offertes, Overeenkomsten en diensten van Appliqable aan professionele klanten.

2.2. Algemene of andere voorwaarden van de Klant gelden niet, tenzij Appliqable ze uitdrukkelijk en schriftelijk aanvaardt.

2.3. De contractuele verhouding tussen Partijen bestaat uit: de Overeenkomst met haar bijlagen en addenda, de Baseline, goedgekeurde Wijzigingen, de aanvaarde versie van de Offerte, de DPA en deze voorwaarden.

2.4. Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde van voorrang:

1. de Overeenkomst en haar ondertekende addenda, waarbij een later addendum voorgaat op een eerder;
2. de aanvaarde versie van de Offerte;
3. de DPA;
4. deze algemene voorwaarden.

2.5. Voor de verwerking van persoonsgegevens en de verplichtingen inzake gegevensbescherming heeft de DPA voorrang op alle andere contractdocumenten, tenzij een ondertekend addendum uitdrukkelijk een bepaling van de DPA wijzigt.

2.6. De Baseline en goedgekeurde Wijzigingen werken de Offerte uit, binnen haar scope en prijs. Bij tegenstrijdigheid over de omvang van de diensten of over de prijs primeert de Offerte, tenzij een Wijziging volgens artikel 9 of een addendum volgens artikel 24 anders bepaalt.

2.7. Van deze voorwaarden wordt enkel afgeweken volgens artikel 24.

Artikel 3. Offertes en contractvorming

3.1. Een Offerte is geldig tot de datum die erop vermeld staat. Staat er geen datum op, dan is ze 30 kalenderdagen geldig vanaf de verzending.

3.2. Een Offerte steunt op de informatie die de Klant aanlevert. Blijkt die informatie onvolledig of onjuist, dan kan Appliqable de Offerte aanpassen vóór de Overeenkomst ondertekend is.

3.3. Met de aanvaarding van een Offerte bevestigt de Klant zijn akkoord over de commerciële elementen ervan. Partijen komen overeen dat hun verhouding verder geregeld wordt in de Overeenkomst, die Appliqable opstelt op basis van precies de aanvaarde versie van de Offerte.

3.4. Tenzij Partijen schriftelijk anders afspreken, start Appliqable de uitvoering, met inbegrip van de Startsessie, pas nadat de Overeenkomst door alle vereiste ondertekenaars van beide Partijen ondertekend is.

3.5. De Overeenkomst wijkt inhoudelijk niet af van de aanvaarde Offerte, tenzij beide Partijen daar uitdrukkelijk mee instemmen.

3.6. Verkennende gesprekken vóór de Offerte zijn vrijblijvend en kosteloos, tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken.

3.7. Bevat een Offerte een kennelijke vergissing of rekenfout, dan kan Appliqable die corrigeren. Gebeurt dat na de aanvaarding, dan kan de Klant zijn aanvaarding zonder kosten intrekken.

Artikel 4. Ondertekening en bevoegdheid

4.1. Partijen kunnen de Overeenkomst, haar bijlagen en addenda elektronisch ondertekenen via een ondertekendienst die Appliqable kiest.

4.2. Partijen erkennen dat een elektronische handtekening via die dienst hen bindt, en dat het ondertekende document met het bijhorende bewijs van ondertekening tussen hen als bewijs geldt, onverminderd de wettelijke bewijsregels. Een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft volgens de eIDAS-verordening hetzelfde rechtsgevolg als een handgeschreven handtekening.

4.3. Elke Partij laat ondertekenen door de persoon of personen die haar volgens haar statuten en de wet vertegenwoordigen. Dat kunnen meerdere ondertekenaars per Partij zijn. Een document is pas ondertekend wanneer alle vereiste ondertekenaars van beide Partijen getekend hebben.

4.4. Wie ondertekent, verklaart bevoegd te zijn om de Partij te vertegenwoordigen namens wie hij tekent.

4.5. Appliqable bewaart het ondertekende document met het bewijs van ondertekening en bezorgt de Klant een kopie.

Artikel 5. Diensten, pakketten, gebruikers en kortingen

Diensten

5.1. Appliqable ontwikkelt de Applicatie volgens de Overeenkomst en de Baseline, en stelt ze ter beschikking via het Platform.

5.2. Het Maandbedrag bestaat uit de componenten die in de Offerte of de Overeenkomst vermeld staan: de Pakketvergoeding, de Gebruikersvergoeding, de Integratievergoeding en, indien afgenomen, Eindgebruikerssupport en andere specifiek overeengekomen diensten. De pakketgrenzen, gebruikersschijven en tarieven staan in de Offerte of de Overeenkomst.

5.3. De Pakketvergoeding omvat, voor zover de Offerte ze vermeldt: updates en onderhoud van het Platform, beveiliging en monitoring, aanmelden met Microsoft-bedrijfsaccounts, hosting van de Applicatie en de databank, bereikbaarheid via een eigen domeinnaam, herstel van fouten en back-ups volgens artikel 10.

5.4. Opslag is inbegrepen binnen redelijk gebruik. Grote bestanden of grote hoeveelheden data blijven in de eigen omgeving van de Klant; het Platform bewaart de verwijzing.

Gebruikers en pakketten

5.5. Het aantal Factureerbare gebruikers is het aantal toegewezen actieve gebruikersaccounts op de eerste kalenderdag van de maand. Een account is toegewezen en actief wanneer het op dat moment aan een gebruiker is toegewezen en niet gedeactiveerd is. Hoe vaak een gebruiker zich aanmeldt, speelt geen rol. Accounts die Appliqable zelf gebruikt voor beheer en support tellen niet mee. Het aantal Integraties is het aantal Integraties dat op de eerste kalenderdag van de maand geactiveerd is. Een Integratie is geactiveerd vanaf haar aanvaarding of ingebruikname, tot ze op verzoek van de Klant gedeactiveerd wordt. Een activering of deactivering in de loop van een maand heeft gevolg vanaf de telling van de volgende maand. Meerdere verbindingen met hetzelfde externe systeem gelden als één Integratie, tenzij de Offerte ze afzonderlijk vermeldt, bijvoorbeeld voor afzonderlijke omgevingen of afzonderlijke entiteiten van de Klant.

5.6. De Gebruikersvergoeding wordt berekend volgens marginale gebruikersschijven: elke gebruiker binnen een schijf wordt aangerekend aan het tarief van die schijf. Ze stijgt of daalt elke maand met het aantal Factureerbare gebruikers, binnen de grens van artikel 5.7.1. Is Eindgebruikerssupport afgenomen, dan evolueert die vergoeding mee met hetzelfde aantal, volgens de Offerte.

5.7. Overschrijdt het aantal Factureerbare gebruikers of Integraties op de eerste kalenderdag van de maand de grenzen van het Pakket, dan geldt voor die maand de Pakketvergoeding van het laagste Pakket waarvan de grenzen gerespecteerd worden. Tijdens de Initiële contractperiode is de Pakketvergoeding nooit lager dan die van het oorspronkelijk overeengekomen Pakket. Na de Initiële contractperiode geldt een lager Pakket vanaf de maand waarin het gebruik op de eerste kalenderdag binnen de grenzen van dat Pakket valt.

Minimale maandelijkse contractwaarde

5.7.1. Als tegenprestatie voor de flexibiliteit om het aantal gebruikers en Integraties maandelijks te laten stijgen en dalen, bedraagt het Maandbedrag nooit minder dan 70% van het Referentiebedrag. De Overeenkomst vermeldt het Referentiebedrag en het minimum uitdrukkelijk.

5.7.2. Het Referentiebedrag is het Maandbedrag voor het oorspronkelijk overeengekomen volume, na blijvende contractuele kortingen. Een tijdelijke korting met een beperkte duur verlaagt het Referentiebedrag niet. Zolang zo'n korting loopt, wordt het minimum berekend op het Referentiebedrag verminderd met diezelfde korting; daarna op het Referentiebedrag zonder die korting.

5.7.3. Het Referentiebedrag volgt de prijsherziening van artikel 6.

5.7.4. Elke maand wordt eerst het Maandbedrag berekend volgens de overeengekomen tarieven, gebruikersschijven en de pakketregeling van artikel 5.7. Is het resultaat lager dan het minimum, dan wordt het verschil aangerekend als aanvulling tot de minimale contractwaarde. Het pakketminimum en het minimum van 70% worden niet bij elkaar opgeteld: het hoogste van beide resultaten geldt. In een maand die naar rato wordt aangerekend (artikel 7.6), wordt ook het minimum naar rato berekend.

5.7.5. Het minimum geldt gedurende de volledige looptijd, met inbegrip van stilzwijgende verlengingen. Partijen kunnen via een addendum volgens artikel 24.1 een nieuw Referentiebedrag of minimum afspreken.

5.7.6. Het minimum is een minimumafname als tegenprestatie voor de volumeflexibiliteit, geen schadevergoeding en geen boete.

Facturatie en kortingen

5.8. Appliqable vermeldt op elke factuur het aantal Factureerbare gebruikers, de Integraties, het toegepaste Pakket en de berekening per schijf. Een wijziging van Pakket meldt Appliqable uiterlijk met de factuur van de maand waarin ze ingaat. De Klant kan een factuur betwisten volgens artikel 7.

5.9. Niet inbegrepen in het Maandbedrag: Wijzigingen en nieuwe functionaliteit, Eindgebruikerssupport tenzij afgenomen, opleiding buiten de Oplevering, licenties van derden tenzij uitdrukkelijk vermeld, en werk aan systemen van de Klant.

5.10. Enkel kortingen die uitdrukkelijk in de Offerte of de Overeenkomst staan, gelden. Een korting kan een percentage of een vast bedrag zijn. De Offerte of de Overeenkomst vermeldt op welke vergoeding de korting slaat en hoe lang ze geldt.

5.11. Een korting op de Bouwprijs heeft geen gevolg voor het Maandbedrag, en omgekeerd. Een korting op het Maandbedrag geldt voor de vermelde duur. Staat er geen duur, dan geldt ze enkel tijdens de Initiële contractperiode.

5.12. Een procentuele korting wordt toegepast op het bedrag van de betrokken component in elke maand, dus ook wanneer het aantal gebruikers wijzigt. Een vaste korting blijft een vast bedrag. Een prijsherziening volgens artikel 6 wordt berekend op de prijs vóór korting. Na het einde van een korting geldt de herziene prijs zonder korting.

Externe diensten

5.13. Appliqable kan een Externe dienst vervangen door een gelijkwaardige dienst, op voorwaarde dat functionaliteit, beveiliging en gegevensbescherming niet wezenlijk achteruitgaan. Voor subverwerkers geldt de procedure uit de DPA.

5.14. Wordt een Externe dienst gewijzigd, stopgezet of onverenigbaar, dan neemt Appliqable redelijke maatregelen om de continuïteit van de Applicatie te behouden. Daarbij geldt: (a) aanpassingen die tot het normale onderhoud van het Platform behoren, zijn inbegrepen in de Pakketvergoeding; (b) aanpassingen aan klantspecifieke koppelingen met systemen die de Klant zelf kiest of beheert, gebeuren als Wijziging volgens artikel 9; (c) veroorzaakt een uitzonderlijke wijziging of stopzetting van een Externe dienst aanzienlijke ontwikkelingskosten buiten het normale onderhoud, dan bezorgt Appliqable de Klant vooraf een gemotiveerde inschatting en een voorstel. Aanvaardt de Klant dat voorstel niet, dan overleggen Partijen. Komen ze niet tot een akkoord, dan kan elke Partij de betrokken functionaliteit stopzetten zoals bepaald in artikel 5.15.

5.15. Stijgt de prijs van een Externe dienst aanzienlijk, en is die dienst rechtstreeks gekoppeld aan een klantspecifiek verbruik dat niet in het Maandbedrag begrepen is, dan kan Appliqable minstens 60 dagen vooraf een gemotiveerde prijsaanpassing voorstellen. De Klant kan dat voorstel weigeren. Partijen overleggen dan over een oplossing. Komen ze niet tot een akkoord, dan kan elke Partij de betrokken functionaliteit stopzetten met een opzegtermijn van 30 dagen, zonder schadevergoeding; de rest van de Overeenkomst blijft gelden.

5.16. Stelt Appliqable diensten of licenties van derden rechtstreeks aan de Klant ter beschikking, en vermeldt de Offerte dat, dan gelden ook de voorwaarden van die derde, die Appliqable vooraf aan de Klant meedeelt. In de verhouding tussen Partijen gaan deze voorwaarden voor, tenzij de derde dwingend anders oplegt.

Artikel 6. Prijzen en prijsherziening

6.1. Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw.

6.2. De Bouwprijs is vast voor de scope van de Overeenkomst en de Baseline. Wijzigingen worden afzonderlijk aangerekend volgens artikel 9.

6.3. De tarieven, pakketgrenzen en gebruikersschijven staan in de Offerte of de Overeenkomst.

6.4. Appliqable kan de componenten van het Maandbedrag en het Uurtarief jaarlijks op 1 januari herzien volgens deze formule:

P = P₀ × (0,20 + 0,80 × S∕S₀)

P is de herziene prijs en P₀ de prijs vóór korting bij ondertekening van de Overeenkomst. S is de index van de referentieloonkosten voor digitale ondernemingen, gepubliceerd door Agoria, van de maand november vóór de herziening. S₀ is dezelfde index van de maand november vóór de ondertekening.

6.5. De eerste herziening gebeurt ten vroegste op de eerste 1 januari na de ondertekening.

6.6. Appliqable kan de herziening toepassen zonder voorafgaande melding. Een herziening die niet op de herzieningsdatum werd toegepast, kan later alsnog worden toegepast, ook met terugwerkende kracht tot die herzieningsdatum.

6.7. Een daling van de index leidt niet tot een prijs onder P₀.

6.8. Buiten de herziening in dit artikel, de pakketregeling in artikel 5.7 en de procedure in artikel 5.15 verhoogt Appliqable de prijzen niet tijdens een lopende contractperiode. Nieuwe prijzen gelden pas vanaf een verlenging, op voorwaarde dat Appliqable ze minstens vier maanden vóór de vervaldag meedeelt, zodat de Klant tijdig kan opzeggen.

6.9. Aangekochte Wijzigingsuren worden niet herzien: hun tarief ligt vast bij de aankoop.

Artikel 7. Facturatie, start Maandbedrag en betaling

Bouwprijs

7.1. Tenzij de Offerte of de Overeenkomst een ander betaalschema vermeldt, wordt de Bouwprijs gefactureerd volgens dit schema:

7.2. Een Mijlpaal is factureerbaar vanaf de datum waarop ze aanvaard is of als aanvaard geldt volgens artikel 8. Er wordt geen voorschot gefactureerd, tenzij de Offerte of de Overeenkomst dat vermeldt.

Start van het Maandbedrag

7.3. Hebben Partijen in de Overeenkomst uitdrukkelijk een vaste Startdatum Maandbedrag afgesproken, dan geldt die datum, ook wanneer de Klant de Applicatie eerder in gebruik neemt of artikel 7.4 een vroegere datum zou opleveren, tenzij Partijen schriftelijk anders afspreken. Is de Applicatie op die datum door een oorzaak bij Appliqable nog niet gebruiksklaar, dan schuift de Startdatum Maandbedrag op tot de Applicatie gebruiksklaar is. Is er geen vaste startdatum afgesproken, dan is de Startdatum Maandbedrag de vroegste van deze data:

1. de datum waarop de Klant de Applicatie in gebruik neemt voor zijn normale bedrijfsactiviteiten;
2. de datum die volgt uit artikel 7.4, wanneer de Klant de ingebruikname vertraagt.

7.4. Vertraagt de Klant de ingebruikname, dan geldt deze regeling:

1. Gebruiksklaarmelding. Appliqable kan een Gebruiksklaarmelding sturen via het Officieel kanaal wanneer de Mijlpaal die volgens de Baseline nodig is voor ingebruikname aanvaard is of als aanvaard geldt, en er geen gemelde Wezenlijke afwijking openstaat. De melding motiveert per toepasselijk Acceptatiecriterium uit de bevestigde Baseline waarom het vervuld is, en vermeldt hoe de Klant dat kan nagaan.
2. Termijn voor de Klant. De Klant heeft vijf Werkdagen, te rekenen vanaf de eerste Werkdag na ontvangst van de melding, om de ingebruikname mogelijk te maken of om concrete, wezenlijke afwijkingen te melden, met verwijzing naar het betrokken Acceptatiecriterium.
3. Onderzoek van bezwaren. Appliqable onderzoekt elk tijdig bezwaar inhoudelijk en bezorgt de Klant schriftelijk haar gemotiveerde beoordeling per bezwaar.
4. Besluit. Na die termijn kan Appliqable gemotiveerd besluiten dat de toepasselijke Acceptatiecriteria vervuld zijn en dat de ingebruikname uitblijft om redenen die aan de Klant toe te rekenen zijn, zoals ontbrekende gegevens, toegang, beslissingen of interne planning. De Startdatum Maandbedrag is dan de eerste Werkdag na het verstrijken van de termijn van vijf Werkdagen, of, wanneer de Klant tijdig een bezwaar meldde, de eerste Werkdag na de verzending van de gemotiveerde beoordeling.
5. Geen automatische schorsing. Een betwisting van het besluit schorst de Startdatum Maandbedrag en de facturatie niet.
6. Betwistingsrecht. De Klant behoudt uitdrukkelijk het recht om het besluit, de facturatie en de aangerekende bedragen te betwisten, via het Officieel kanaal en, zonder akkoord, volgens artikel 25. Het besluit van Appliqable is geen onweerlegbare vaststelling en bindt de Klant niet definitief.
7. Correctie. Blijkt in onderling akkoord of na een beslissing volgens artikel 25 dat de Applicatie op de Startdatum Maandbedrag niet aan de toepasselijke Acceptatiecriteria voldeed, of dat de vertraging niet aan de Klant toe te rekenen was, dan wordt de Startdatum Maandbedrag vastgesteld op de juiste datum, met de gevolgen voor de Initiële contractperiode volgens artikel 15.2. Appliqable crediteert de onterecht aangerekende bedragen binnen 30 dagen; artikel 7.10 geldt dan ten gunste van de Klant.
8. Uitsluiting. Het Maandbedrag start niet volgens deze regeling wanneer de vertraging te wijten is aan Appliqable, aan een Externe dienst of aan overmacht, of wanneer een Wezenlijke afwijking de ingebruikname verhindert.

7.5. De Startdatum Maandbedrag bepaalt ook het begin en het einde van de Initiële contractperiode volgens artikel 15.2.

Facturatie van het Maandbedrag en de uren

7.6. Het Maandbedrag wordt per kalendermaand vooraf gefactureerd. De factuur voor een maand wordt opgemaakt na de telling op de eerste kalenderdag van die maand (artikel 5.5). Valt de Startdatum Maandbedrag niet op de eerste dag van een maand, dan wordt voor die maand het Maandbedrag aangerekend naar rato van het aantal resterende kalenderdagen van die maand, de startdatum inbegrepen, gedeeld door het totale aantal kalenderdagen van die maand. Voor die eerste maand gelden het aantal Factureerbare gebruikers en Integraties op de Startdatum Maandbedrag. Vanaf de volgende maand geldt de telling op de eerste kalenderdag. Eindigt de Overeenkomst voortijdig in de loop van een maand, dan wordt die laatste maand op dezelfde manier naar rato aangerekend.

7.7. Wijzigingsuren worden bij aankoop gefactureerd. Uren aan het Uurtarief worden maandelijks achteraf gefactureerd, op basis van de registratie volgens artikel 9.

Betaling

7.8. Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na de factuurdatum. Appliqable factureert elektronisch, via Peppol of een ander wettelijk toegelaten kanaal.

7.9. De Klant betwist een factuur gemotiveerd via het Officieel kanaal, binnen 14 kalenderdagen na de factuurdatum. Het niet betwiste deel blijft betaalbaar op de vervaldag.

7.10. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest verschuldigd volgens de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. Daarnaast is een forfaitaire vergoeding verschuldigd van 10% van het onbetaalde bedrag, met een minimum van 40 euro; die vergoeding omvat de vergoeding voor invorderingskosten volgens die wet en wordt daar niet bovenop aangerekend. Dezelfde intrest en vergoeding gelden voor Appliqable wanneer zij een bedrag laattijdig terugbetaalt.

7.11. Blijft een factuur 15 kalenderdagen na een ingebrekestelling onbetaald, en vermeldt die ingebrekestelling de mogelijkheid tot opschorting, dan kan Appliqable de toegang tot de Applicatie opschorten tot volledige betaling. Tijdens de opschorting blijven de Klantgegevens bewaard en beveiligd, en levert Appliqable op verzoek een export volgens artikel 16.2. Het Maandbedrag blijft verschuldigd. Appliqable herstelt de toegang binnen één Werkdag na ontvangst van de betaling.

7.12. Betalingen van de Klant worden eerst toegerekend aan verschuldigde invorderingskosten en intresten, en daarna aan de oudste openstaande vervallen facturen, ook wanneer de Klant een andere factuur vermeldt.

7.13. De Klant mag zijn betalingen niet eenzijdig inhouden of verrekenen met een vordering op Appliqable, behalve voor een deel van een factuur dat hij tijdig en gemotiveerd betwist heeft volgens artikel 7.9, of voor een tegenvordering die Appliqable erkend heeft of die bij rechterlijke beslissing vaststaat.

7.14. Blijft een factuur 30 kalenderdagen na een ingebrekestelling onbetaald, dan worden alle openstaande facturen opeisbaar, ook die waarvan de vervaldag nog niet verstreken is. Toekomstige Maandbedragen worden daardoor niet opeisbaar; daarvoor gelden enkel artikel 15.5 en 15.7.

7.15. De betalingsverplichting voor geleverde diensten blijft bestaan tijdens een opschorting, bij een klacht over een ander onderdeel van de dienstverlening, en na het einde van de Overeenkomst.

Artikel 8. Startsessie, Baseline, oplevering en aanvaarding

Startsessie en Baseline

8.1. Na de ondertekening van de Overeenkomst houden Partijen een Startsessie. Daarin bespreken ze de requirements, de scope, de functionele verwachtingen en de Acceptatiecriteria per Mijlpaal.

8.2. Appliqable legt het resultaat binnen 5 Werkdagen schriftelijk vast in een Baseline. De Klant bevestigt de Baseline of meldt zijn opmerkingen binnen 5 Werkdagen. De Baseline geldt zodra beide Partijen ze schriftelijk bevestigd hebben; een bevestiging via het Officieel kanaal volstaat.

8.3. Appliqable vult een onduidelijke scope niet eenzijdig in. Zolang een onderdeel niet in een bevestigde Baseline staat, start de ontwikkeling van dat onderdeel niet, en schuiven de termijnen die ervan afhangen mee op.

8.4. De Baseline werkt de verkochte scope uit, maar wijzigt de Overeenkomst niet. Leidt de Startsessie tot een materiële afwijking van de verkochte scope, functionaliteit, termijnen of prijs, dan is een Wijziging volgens artikel 9 of een addendum volgens artikel 24 nodig. Zonder zo'n akkoord blijft de Offerte gelden.

8.4.1. Bevestigen Partijen binnen 10 Werkdagen na de Startsessie geen Baseline voor een onderdeel, dan legt Appliqable de betwiste punten schriftelijk vast, met per punt het standpunt van beide Partijen en de vraag of het om een verduidelijking van de verkochte scope of om een nieuwe wens gaat.

8.4.2. De bevoegde contactpersonen van beide Partijen overleggen daarover binnen 5 Werkdagen. Een verduidelijking wordt ingevuld binnen de scope en de prijs van de Offerte. Een nieuwe wens is een Wijziging volgens artikel 9 en leidt niet tot een automatische uitbreiding van de scope of de Bouwprijs.

8.4.3. Onderdelen waarover Partijen het eens zijn, worden in een gedeeltelijke Baseline bevestigd en ontwikkeld. De betwiste punten houden die ontwikkeling niet tegen, tenzij ze er technisch onlosmakelijk mee verbonden zijn.

8.4.4. Blijft de onenigheid 20 Werkdagen na het overleg bestaan, dan kan elke Partij het niet-uitvoerbare onderdeel beëindigen via een Formele kennisgeving. De Klant betaalt het aantoonbaar geleverde werk aan dat onderdeel, naar rato van de geleverde prestaties; de rest van de Overeenkomst blijft gelden. Is het niet-uitvoerbare onderdeel zo wezenlijk dat de rest van de Overeenkomst zijn zin verliest, dan kan elke Partij de Overeenkomst volgens dezelfde regeling beëindigen, met afrekening volgens artikel 15.6.

8.4.5. Wensen die de Klant na de bevestiging van de Baseline toevoegt, zijn Wijzigingen. Ze stellen de ontwikkeling en de aanvaarding van de bevestigde onderdelen niet uit (artikel 8.12).

8.5. Termijnen zijn indicatief, tenzij de Overeenkomst ze uitdrukkelijk bindend noemt.

Oplevering

8.6. Appliqable levert elke Mijlpaal op met een Opleveringsmelding via het Officieel kanaal. De melding bevat een overzicht van wat opgeleverd is ten opzichte van de toepasselijke Acceptatiecriteria, en de toegang die de Klant nodig heeft om te testen.

8.7. De Klant heeft vijf Werkdagen, te rekenen vanaf de eerste Werkdag na ontvangst van de Opleveringsmelding, om de Mijlpaal te beoordelen. Binnen die termijn meldt hij Wezenlijke afwijkingen concreet en gemotiveerd via het Officieel kanaal, met verwijzing naar het betrokken Acceptatiecriterium en zo mogelijk met de stappen om de afwijking te reproduceren. Restpunten kan hij tegelijk melden.

Aanvaarding

8.8. Een Mijlpaal wordt als geheel beoordeeld. Ze wordt aanvaard wanneer ze voldoet aan de toepasselijke Acceptatiecriteria zonder Wezenlijke afwijking.

8.9. Restpunten verhinderen de aanvaarding en de facturatie niet. Appliqable lost ze binnen een redelijke termijn op, in een volgende Oplevering of in het kader van het onderhoud.

8.10. Meldt de Klant tijdig een Wezenlijke afwijking, dan herstelt Appliqable die binnen een redelijke termijn en biedt ze de Mijlpaal opnieuw ter beoordeling aan met een nieuwe Opleveringsmelding. De nieuwe termijn van vijf Werkdagen geldt enkel voor de herstelde punten en hun rechtstreekse gevolgen.

8.11. Een Mijlpaal geldt als aanvaard:

1. op de laatste dag van de beoordelingstermijn, als de Klant geen tijdige, concrete en gemotiveerde melding van een Wezenlijke afwijking deed; of
2. op de dag waarop de Klant de Mijlpaal in gebruik neemt voor zijn normale bedrijfsactiviteiten, behalve voor Wezenlijke afwijkingen die hij vóór die ingebruikname tijdig gemeld had.

8.12. Een wens die niet in de Baseline staat, is geen afwijking en kan de aanvaarding niet uitstellen. Ze wordt behandeld als Wijziging volgens artikel 9.

8.13. Fouten die na de aanvaarding opduiken, herstelt Appliqable in het kader van het onderhoud volgens artikel 10, zolang de Overeenkomst loopt.

Artikel 9. Wijzigingen en Wijzigingsuren

9.1. Elke aanpassing van de bevestigde Baseline, de scope of de Acceptatiecriteria is een Wijziging. Wijzigingen zijn niet inbegrepen in het Maandbedrag.

9.2. De Klant vraagt een Wijziging aan via het Officieel kanaal. Appliqable bezorgt vóór de uitvoering een inschatting van de uren, de impact, de planning en de gevolgen voor de Acceptatiecriteria. De uitvoering start na schriftelijk akkoord van de Klant; een akkoord via het Officieel kanaal volstaat (artikel 24.2).

9.3. Uren voor goedgekeurde Wijzigingen worden eerst verrekend met beschikbare Wijzigingsuren. Wijzigingsuren worden enkel gebruikt voor goedgekeurde Wijzigingen en uitbreidingen. Is het budget ontoereikend, dan meldt Appliqable dat vooraf, en kiest de Klant tussen verder werken aan het Uurtarief of de aankoop van nieuwe Wijzigingsuren.

9.4. Een inschatting is indicatief, tenzij Appliqable uitdrukkelijk een vaste prijs geeft. Dreigt de inschatting overschreden te worden, dan meldt Appliqable dat vooraf en vraagt ze akkoord voor de bijkomende uren.

9.5. Aangekochte Wijzigingsuren blijven geldig gedurende de volledige looptijd van de Overeenkomst, met inbegrip van stilzwijgende verlengingen. Ze vervallen niet na twaalf maanden en niet bij een verlenging.

9.6. Bij de definitieve beëindiging van de Overeenkomst vervallen ongebruikte Wijzigingsuren zonder terugbetaling, tenzij Partijen schriftelijk anders afspreken of dwingend recht anders bepaalt. Sluiten Partijen een vervangende overeenkomst voor dezelfde Applicatie, dan kunnen resterende uren schriftelijk worden overgedragen.

9.7. Het tarief van Wijzigingsuren en het Uurtarief staan in de Offerte of de Overeenkomst. Het tarief van Wijzigingsuren ligt vast bij de aankoop.

9.8. Appliqable registreert de bestede uren per kwartier en bezorgt de Klant op verzoek een overzicht van het verbruik.

9.9. Appliqable kan een Wijziging gemotiveerd weigeren om technische of wettelijke redenen, of om redenen van beveiliging.

9.10. Een Wijziging die de prijzen, de looptijd, het Pakket buiten de regeling van artikel 5.7 of andere essentiële afspraken wijzigt, vraagt een addendum volgens artikel 24.1.

Artikel 10. Onderhoud, support en beschikbaarheid

10.1. Het onderhoud van het Platform en de Applicatie en het herstel van fouten zijn inbegrepen in de Pakketvergoeding. Dat is geen Eindgebruikerssupport en geen Wijziging.

10.2. Support wordt verleend op Werkdagen van 9.00 tot 17.00 uur, via het Officieel kanaal.

10.3. Appliqable reageert binnen één Werkdag op een correct geregistreerde melding. Een melding is correct geregistreerd wanneer ze via het Officieel kanaal binnenkomt, met de naam van de melder, de betrokken Applicatie en een omschrijving van de vraag of het incident. Buiten de Supporturen loopt de termijn vanaf het begin van de volgende Supporturen.

10.4. Een reactie bevat minstens een eerste inhoudelijke beoordeling, een inschatting van de prioriteit of een relevante terugkoppeling door een medewerker van Appliqable. Een louter automatische ontvangstbevestiging is geen reactie in de zin van artikel 10.3. Appliqable garandeert geen oplostijd. Haar verplichtingen in dit artikel zijn middelenverbintenissen, tenzij de Overeenkomst uitdrukkelijk anders bepaalt.

10.5. Support richt zich tot de contactpersonen die de Klant aanduidt. Vragen van eindgebruikers over het gebruik van de Applicatie vallen enkel onder de dienstverlening als Eindgebruikerssupport afgenomen is. Nieuwe functionaliteit en Wijzigingen vallen niet onder support.

10.6. Appliqable garandeert geen beschikbaarheid van de Applicatie en verleent geen support buiten de Supporturen, tenzij de Overeenkomst dat uitdrukkelijk bepaalt. Gepland onderhoud gebeurt zo veel mogelijk buiten de kantooruren en wordt vooraf gemeld.

10.7. Appliqable maakt back-ups van de Klantgegevens volgens de back-upregeling die in de Offerte of de Overeenkomst beschreven staat. Hersteltijden en maximaal gegevensverlies worden enkel gegarandeerd als de Overeenkomst ze uitdrukkelijk vermeldt.

10.8. Niet inbegrepen: problemen die veroorzaakt worden door systemen, netwerk of internetverbinding van de Klant, door derden die niet door Appliqable zijn ingeschakeld, of door gebruik dat niet volgens de Overeenkomst is.

10.9. Specifieke serviceafspraken in de Overeenkomst gaan voor op dit artikel.

Technische wijzigingen

10.10. Appliqable mag zonder afzonderlijk akkoord van de Klant technische aanpassingen aan het Platform en de Applicatie uitvoeren die nodig of nuttig zijn voor beveiliging, continuïteit, onderhoud, performantie, stabiliteit of technologische modernisering, met inbegrip van de vervanging of actualisering van onderliggende componenten, op voorwaarde dat de functionaliteit uit de Baseline, de beveiliging en de gegevensbescherming niet wezenlijk achteruitgaan.

10.11. Verwacht Appliqable een belangrijke impact voor de Klant, zoals een merkbare onderbreking, een gewijzigde werking voor gebruikers of een gevolg voor koppelingen, dan informeert ze de Klant waar redelijk mogelijk 5 Werkdagen vooraf. Dringende beveiligingsaanpassingen kan ze onmiddellijk uitvoeren, met melding achteraf.

10.12. Dit artikel geeft Appliqable geen recht om de overeengekomen functionele scope eenzijdig te verminderen of de prijzen te wijzigen. Gaat de werking na een technische aanpassing toch wezenlijk achteruit, dan herstelt Appliqable dat binnen een redelijke termijn of voorziet ze een gelijkwaardige oplossing, zonder kosten voor de Klant. Voor wijzigingen aan Externe diensten geldt artikel 5.13 tot 5.15.

Artikel 11. Medewerking en verantwoordelijkheid van de Klant

11.1. De Klant duidt een contactpersoon aan, neemt deel aan de Startsessie en de tests, bezorgt tijdig de nodige informatie, neemt tijdig beslissingen en geeft toegang tot de systemen die nodig zijn voor Integraties.

11.2. De Klant beheert de gebruikersaccounts: hij wijst ze toe, deactiveert ze en kent de toegangsrechten toe. Hij zorgt dat aanmeldgegevens geheim blijven en meldt elk vermoeden van ongeoorloofd gebruik onmiddellijk aan Appliqable. Hij is verantwoordelijk voor handelingen via de accounts van zijn gebruikers, tenzij ze te wijten zijn aan een fout van Appliqable.

11.3. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid van de Klantgegevens, voor een rechtmatig gebruik van de Applicatie en voor de rechten die nodig zijn om de Klantgegevens in de Applicatie te verwerken.

11.4. De Klant zorgt zelf voor de licenties en abonnementen van zijn eigen systemen en van systemen van derden waarmee de Applicatie gekoppeld wordt, zoals Microsoft 365, en leeft hun voorwaarden na. De beschikbaarheid van die systemen valt buiten de verantwoordelijkheid van Appliqable.

11.5. De Klant gebruikt de Applicatie niet om de beveiliging te omzeilen, het Platform overmatig te belasten of onrechtmatige inhoud te verwerken.

11.6. Schiet de Klant tekort in zijn medewerking, dan schuiven de termijnen die ervan afhangen mee op. Bijkomend werk dat daaruit volgt, kan Appliqable na voorafgaande melding aanrekenen aan het Uurtarief.

11.7. Appliqable organiseert en voert haar werkzaamheden zelfstandig uit. Haar medewerkers, vennoten en zelfstandige medewerkers blijven onder haar eigen aansturing. De Klant oefent geen werkgeversgezag over hen uit; afspraken over requirements, prioriteiten en de geldende huis- en beveiligingsregels van de Klant gelden niet als gezag. Werken ze op een locatie van de Klant, dan deelt de Klant die regels vooraf mee en zorgt hij voor de nodige toegang en werkruimte.

11.8. De Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de informatie waarop de Offerte en de Baseline steunen. Bijkomend werk dat het gevolg is van onjuiste of onvolledige informatie, is een Wijziging volgens artikel 9, en de termijnen die ervan afhangen schuiven mee op.

11.9. Wijzigt de Klant of een derde in zijn opdracht de Applicatie, haar configuratie of een Integratie zonder akkoord van Appliqable, dan rekent Appliqable het herstel aan het Uurtarief aan. Appliqable is niet aansprakelijk voor de gevolgen van zo'n wijziging.

Artikel 12. Intellectuele eigendom en gebruiksrecht

12.1. Appliqable behoudt de intellectuele eigendomsrechten op het Platform, de generieke componenten en methodes, en op de Applicatie met het klantspecifieke maatwerk, de broncode en de documentatie, voor zover zij die rechten bezit of verkrijgt. Rechten van derden en open-sourcecomponenten blijven bij hun rechthebbenden en vallen onder hun eigen licenties.

12.2. De Bouwprijs vergoedt het ontwikkelwerk. Haar betaling is geen aankoop van de software en houdt geen overdracht van intellectuele eigendomsrechten in.

12.3. De Klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de Applicatie, zonder recht op sublicentie, voor zijn eigen bedrijfsdoeleinden, binnen de grenzen van zijn Pakket en zolang de Overeenkomst loopt. Tijdens een opschorting volgens artikel 7.11 is het gebruiksrecht geschorst.

12.4. De Klant krijgt geen broncode, broncoderepository of technische componenten van Appliqable, ook niet bij het einde van de Overeenkomst. Er bestaat geen standaardrecht op afkoop of overdracht van de broncode of de software. De Klant mag de Applicatie niet kopiëren, decompileren of aan derden ter beschikking stellen, behalve voor zover dwingend recht dat toelaat.

12.5. De Klant behoudt de rechten op de Klantgegevens en op het materiaal dat hij aanlevert, zoals logo's en documenten. Hij geeft Appliqable het recht om ze te gebruiken voor zover nodig om de Overeenkomst uit te voeren.

12.6. Appliqable mag algemene kennis, methodes en generieke oplossingen hergebruiken voor andere klanten, zonder Klantgegevens of vertrouwelijke informatie van de Klant.

Vrijwaring

12.7. Stelt een derde dat de Applicatie, zoals Appliqable ze geleverd heeft, zijn intellectuele eigendomsrechten in de Europese Economische Ruimte schendt, dan verdedigt Appliqable de Klant en betaalt ze de bedragen waartoe de Klant bij definitieve rechterlijke beslissing veroordeeld wordt, of die Appliqable in een schikking aanvaardt.

12.8. Die verplichting geldt op voorwaarde dat de Klant de aanspraak onverwijld schriftelijk meldt, Appliqable de verdediging en de onderhandelingen laat leiden, daaraan meewerkt, en niets erkent zonder akkoord van Appliqable.

12.9. Appliqable kan in dat geval het recht op verder gebruik verkrijgen, de Applicatie aanpassen of vervangen door een gelijkwaardige oplossing. Is dat redelijkerwijs niet mogelijk, dan kan elke Partij het betrokken deel van de Overeenkomst beëindigen, en betaalt Appliqable de vooruitbetaalde vergoedingen voor de niet geleverde periode terug.

12.10. De vrijwaring geldt niet voor aanspraken die voortkomen uit materiaal of instructies van de Klant, uit aanpassingen door anderen dan Appliqable, uit een combinatie met producten die Appliqable niet geleverd heeft, uit gebruik in strijd met de Overeenkomst, of uit het feit dat de Klant een aanpassing of vervanging die Appliqable aanbood om de inbreuk te verhelpen, niet aanvaardde.

12.11. De vrijwaring valt onder de aansprakelijkheidsbeperking van artikel 17. Dit artikel regelt volledig de verplichtingen van Appliqable bij aanspraken van derden over intellectuele eigendom.

Artikel 13. Gegevensbescherming, beveiliging en AI

Rollen en DPA

13.1. Voor de verwerking van persoonsgegevens in de Klantgegevens, die Appliqable via de Applicatie in opdracht van de Klant uitvoert, is de Klant in de regel verwerkingsverantwoordelijke en Appliqable verwerker. Die verwerking is geregeld in de DPA.

13.2. Voor haar eigen verwerkingen, zoals het beheer van de klantrelatie, de facturatie en de beveiliging van het Platform, is Appliqable verwerkingsverantwoordelijke volgens haar privacyverklaring. Wijkt de rolverdeling voor een bepaalde verwerking af, dan leggen Partijen dat vast in de DPA of de Overeenkomst.

Hosting en subverwerkers

13.3. Appliqable host de Applicatie, de databank en de back-ups binnen de Europese Economische Ruimte. Toegang tot of doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte gebeurt enkel met de passende waarborgen uit de AVG en volgens de DPA.

13.4. Appliqable schakelt enkel subverwerkers in die in de DPA staan, ook voor AI-diensten. Een nieuwe subverwerker meldt ze minstens 30 dagen vooraf; de Klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken volgens de DPA.

AI

13.5. Voor de verwerking van Klantgegevens zet Appliqable enkel AI-diensten in die volgens hun contractuele voorwaarden Klantgegevens niet gebruiken om hun modellen te trainen.

13.6. Appliqable gebruikt AI-hulpmiddelen bij de ontwikkeling. Ze gebruikt daarbij bij voorkeur testgegevens of geanonimiseerde gegevens, en Klantgegevens enkel voor zover nodig en onder de voorwaarden van artikel 13.4 en 13.5.

13.7. AI-functies in de Applicatie worden beschreven in de Offerte of de Baseline. Resultaten van AI kunnen onjuist of onvolledig zijn. De Klant voorziet de menselijke controle die bij zijn gebruik past, en blijft verantwoordelijk voor de beslissingen die hij op basis van die resultaten neemt. Appliqable bezorgt de informatie die de Klant nodig heeft om zijn eigen verplichtingen als gebruiker van een AI-systeem na te komen.

Beveiliging en incidenten

13.8. Appliqable neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de Applicatie en de Klantgegevens te beveiligen.

13.9. Een inbreuk in verband met persoonsgegevens meldt Appliqable volgens de DPA. Een ander beveiligingsincident dat de Klantgegevens of de beschikbaarheid van de Applicatie wezenlijk raakt, meldt Appliqable zonder onredelijke vertraging aan de Klant, met de beschikbare informatie en de genomen maatregelen. Partijen werken samen om de gevolgen te beperken.

Artikel 14. Vertrouwelijkheid

14.1. Elke Partij houdt de vertrouwelijke informatie van de andere Partij geheim en gebruikt ze enkel voor de uitvoering van de Overeenkomst. Vertrouwelijk is alle informatie die als vertrouwelijk wordt aangeduid of redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden beschouwd, en in het bijzonder:

• bedrijfsgeheimen in de zin van de wet;
• de broncode, architectuur en technische documentatie van Appliqable;
• beveiligingsinformatie, zoals aanmeldgegevens, kwetsbaarheden en beveiligingsmaatregelen;
• de commerciële voorwaarden van de Overeenkomst.

14.2. Voor persoonsgegevens gelden daarnaast de AVG en de DPA.

14.3. Een Partij mag vertrouwelijke informatie delen met haar medewerkers, vennoten, adviseurs en onderaannemers die ze nodig hebben, op voorwaarde dat zij aan een even strenge geheimhouding gebonden zijn.

14.4. Deze plicht geldt niet voor informatie die openbaar is zonder fout van de ontvangende Partij, die zij al rechtmatig kende, die zij zelf onafhankelijk ontwikkelde, of die zij wettelijk of op bevel van een rechter of overheid moet bekendmaken.

14.5. De geheimhouding geldt tijdens de Overeenkomst en 5 jaar na het einde ervan. Voor bedrijfsgeheimen, broncode en beveiligingsinformatie geldt ze zolang die informatie dat karakter behoudt.

14.6. Na het einde van de Overeenkomst geeft elke Partij op verzoek de vertrouwelijke informatie van de andere Partij terug of vernietigt ze, behalve wat zij wettelijk moet bewaren en wat in back-ups zit tot hun normale verwijdering.

14.7. Een vermelding als klantreferentie binnen de grenzen van artikel 20 is geen schending van dit artikel.

Artikel 15. Duur en beëindiging

15.1. De Overeenkomst start bij de ondertekening. De ontwikkeling verloopt volgens artikel 8.

15.2. Het Maandbedrag start op de Startdatum Maandbedrag volgens artikel 7.3 en 7.4. Een gedeeltelijke eerste kalendermaand wordt naar rato gefactureerd volgens artikel 7.6. De Initiële contractperiode loopt tot en met de laatste dag van de twaalfde volledige kalendermaand na de startmaand. Valt de Startdatum Maandbedrag op de eerste dag van een maand, dan geldt die maand zelf als eerste volledige kalendermaand. Voorbeelden: bij een start op 15 november 2026 is de eerste vervaldag 30 november 2027; bij een start op 1 november 2026 is de eerste vervaldag 31 oktober 2027.

15.3. Daarna wordt de Overeenkomst stilzwijgend verlengd met telkens 12 volledige kalendermaanden. Elke vervaldag valt dus op de laatste dag van een kalendermaand.

15.4. Elke Partij kan opzeggen tegen een vervaldag, met een opzegtermijn van minstens drie maanden, via een Formele kennisgeving. De opzegging moet ontvangen zijn uiterlijk op de laatste dag van de derde kalendermaand vóór de maand van de vervaldag. Voorbeeld: bij een vervaldag op 30 november 2027 moet de opzegging uiterlijk op 31 augustus 2027 ontvangen zijn.

15.5. Beëindigt de Klant de Overeenkomst vóór het einde van de lopende contractperiode zonder geldige reden, dan blijven de Maandbedragen tot het einde van die periode verschuldigd, berekend op basis van het laatst gefactureerde Maandbedrag, en minstens de minimale contractwaarde van artikel 5.7.1.

15.6. Eindigt de Overeenkomst vóór de aanvaarding van Versie 1.0, dan betaalt de Klant de aanvaarde Mijlpalen en het werk aan de lopende Mijlpaal naar rato van de geleverde prestaties.

15.7. Elke Partij kan de Overeenkomst ontbinden bij een ernstige tekortkoming van de andere Partij die niet hersteld is binnen 30 kalenderdagen na een Formele kennisgeving die de tekortkoming omschrijft. Een factuur die 30 kalenderdagen na zo'n ingebrekestelling onbetaald blijft, geldt als ernstige tekortkoming.

15.7.1. Appliqable kan de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden via een Formele kennisgeving wanneer de Klant of zijn gebruikers de Applicatie onrechtmatig of frauduleus gebruiken, of wanneer de Klant ernstige of herhaalde beveiligingsinbreuken die aan hem of zijn gebruikers te wijten zijn, na melding niet binnen een redelijke termijn verhelpt. Is dat nodig om ernstige schade aan het Platform, aan Klantgegevens of aan derden te voorkomen, dan kan Appliqable de toegang onmiddellijk en voor zover nodig opschorten, met onverwijld melding aan de Klant. Een ontbinding om die redenen geldt als ontbinding wegens een tekortkoming van de Klant.

15.8. Bij faillissement of gerechtelijke reorganisatie van een Partij gelden de dwingende wettelijke regels.

15.9. De gevolgen van het einde van de Overeenkomst staan in artikel 16.

Klantspecifieke verplichtingen

15.10. Gaat Appliqable op uitdrukkelijk verzoek of met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Klant een klantspecifieke verplichting aan die zij niet kan annuleren, zoals een specifieke externe licentie, exclusief voor de Klant gereserveerde infrastructuur of een niet-annuleerbaar contract met een leverancier, dan vermelden de Offerte, de Overeenkomst of de goedkeuring die verplichting met haar bedrag en looptijd.

15.11. Eindigt de Overeenkomst voortijdig, behalve door een tekortkoming van Appliqable of een beëindiging door Appliqable zonder grond, dan betaalt de Klant de aantoonbare resterende kosten van die verplichtingen, voor zover Appliqable ze niet redelijkerwijs kan annuleren, beperken of elders inzetten. Gewone platformkosten en algemene bedrijfskosten vallen daar niet onder.

15.12. Hetzelfde financiële nadeel wordt nooit dubbel vergoed. Kosten volgens artikel 15.11 zijn enkel verschuldigd voor zover ze niet al gedekt worden door de resterende Maandbedragen van artikel 15.5 of door andere vergoedingen. De minimale contractwaarde van artikel 5.7.1 wordt niet bovenop de resterende Maandbedragen aangerekend, maar geldt als ondergrens ervan.

Artikel 16. Einde, data-export en uitloop

16.1. Het gebruiksrecht op de Applicatie eindigt op de einddatum van de Overeenkomst.

16.2. Op verzoek van de Klant, gedaan vóór de einddatum of uiterlijk 30 dagen erna, levert Appliqable de Klantgegevens in een gangbaar, gestructureerd en machineleesbaar formaat, zoals CSV of JSON. De export bevat de gegevens met hun onderlinge relaties, de relevante metadata, zoals aanmaak- en wijzigingsdata en de koppeling met gebruikers, en de bestanden die de Klant in de Applicatie opgeslagen heeft, samen met een beschrijving van de structuur, zodat de Klant de gegevens redelijkerwijs opnieuw kan gebruiken. Appliqable levert die standaardexport één keer kosteloos, binnen 10 Werkdagen na het verzoek.

16.3. Bijkomende hulp, zoals begeleiding van een migratie naar een ander systeem, rekent Appliqable aan het Uurtarief aan.

16.4. Bij het einde krijgt de Klant geen software, broncode of technische componenten van Appliqable (artikel 12.4).

16.5. De Klant kan vóór de einddatum vragen om de toegang tot de Applicatie maandelijks te verlengen, tot maximaal 3 maanden, aan het laatst geldende Maandbedrag. Die uitloop is maandelijks opzegbaar.

16.6. Na de exporttermijn of na het einde van de uitloop verwijdert Appliqable de Klantgegevens volgens de DPA, behalve wat zij wettelijk moet bewaren. Gegevens in back-ups verdwijnen volgens de normale bewaartermijn en worden tot dan beveiligd en niet actief verwerkt.

16.7. Deze voorwaarden beperken geen rechten die de Klant heeft op grond van dwingende regels over gegevensportabiliteit en het overstappen tussen gegevensverwerkingsdiensten, zoals de Dataverordening (EU) 2023/2854, voor zover die van toepassing zijn.

16.8. Vergoedingen voor wat geleverd is, blijven verschuldigd.

16.9. De bepalingen over vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom, aansprakelijkheid, niet-afwerving, betaling, data-export en geschillen blijven gelden na het einde van de Overeenkomst.

Artikel 17. Aansprakelijkheid

17.1. De verbintenissen van Appliqable zijn middelenverbintenissen, tenzij de Overeenkomst uitdrukkelijk een resultaat belooft.

17.2. Appliqable is aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een tekortkoming die haar toerekenbaar is.

17.3. Appliqable is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals winstderving, omzetverlies, gemiste besparingen, verlies van klanten of reputatieschade.

17.4. De totale aansprakelijkheid van Appliqable is per kalenderjaar, gezamenlijk voor alle aanspraken samen, beperkt tot 30% van de bedragen, exclusief btw, die de Klant onder de Overeenkomst betaalde in de 12 maanden vóór het schadeverwekkende feit, of, als de maandelijkse dienstverlening nog geen 12 maanden loopt, van de Bouwprijs en de Maandbedragen verschuldigd voor de eerste 12 maanden.

17.4.1. Schade die voortvloeit uit dezelfde oorzaak of uit een reeks samenhangende feiten, geldt als één schadegeval.

17.4.2. Een schadegeval wordt toegerekend aan het kalenderjaar waarin het schadeverwekkende feit, of het eerste feit van een reeks, plaatsvond, ook wanneer de schade zich later toont of de aanspraak in een later kalenderjaar wordt ingesteld.

17.5. Ook aanspraken in verband met de vrijwaring van artikel 12, met beveiligingsincidenten en met verlies van Klantgegevens vallen onder het plafond van artikel 17.4.

17.6. Bij verlies van Klantgegevens herstelt Appliqable die uit de laatste beschikbare back-up volgens artikel 10.7. De redelijke kosten van dat herstel vallen binnen het plafond.

17.7. De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet, bedrog of zware fout, niet voor schade door overlijden of lichamelijk letsel, en niet voor zover dwingend recht anders bepaalt.

17.8. De Klant meldt schade schriftelijk binnen een redelijke termijn en uiterlijk 12 maanden nadat hij er kennis van kreeg.

17.9. Binnen de wettelijke grenzen kan de Klant medewerkers, vennoten en onderaannemers van Appliqable niet persoonlijk aanspreken voor de uitvoering van de Overeenkomst.

17.10. Bij een incident, een fout of dreigende schade nemen beide Partijen redelijke maatregelen om de gevolgen te beperken, werken ze daarvoor waar nodig samen, en wisselen ze tijdig de relevante informatie uit. Dit doet geen afbreuk aan wettelijke verplichtingen, de DPA of de aansprakelijkheidsregeling van dit artikel.

17.11. Appliqable is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van gebruik van de Applicatie in strijd met de Overeenkomst of met de instructies van Appliqable, of van wijzigingen volgens artikel 11.9.

Artikel 18. Overmacht

18.1. Overmacht is een gebeurtenis buiten de redelijke controle van een Partij, die bij het sluiten van de Overeenkomst redelijkerwijs niet te voorzien was en waarvan de gevolgen niet met redelijke maatregelen te vermijden zijn. Voorbeelden zijn natuurrampen, brand, oorlog, pandemie, overheidsmaatregelen en grootschalige cyberaanvallen op kritieke infrastructuur.

18.2. Een storing bij een Externe dienst geldt enkel als overmacht wanneer ze voor die leverancier zelf overmacht is of op een andere manier aan artikel 18.1 voldoet, en Appliqable redelijke maatregelen genomen heeft, zoals de keuze voor betrouwbare leveranciers, back-ups en, waar redelijk, alternatieven. Gewone technische incidenten bij Appliqable of haar leveranciers zijn geen overmacht; daarvoor gelden artikel 10 en 17.

18.3. Een Partij die door overmacht getroffen wordt, verwittigt de andere Partij zo snel mogelijk en beperkt de gevolgen zo veel als redelijk mogelijk.

18.4. Tijdens de overmacht zijn de getroffen verplichtingen geschorst. Betalingsverplichtingen voor wat geleverd is, blijven gelden.

18.5. Duurt de overmacht langer dan 60 kalenderdagen, dan kan elke Partij het getroffen deel van de Overeenkomst beëindigen, zonder schadevergoeding. Appliqable betaalt vooruitbetaalde vergoedingen voor niet geleverde diensten terug.

18.6. De regeling voor onvoorziene omstandigheden uit het Burgerlijk Wetboek blijft van toepassing.

Artikel 19. Niet-afwerving

19.1. Tijdens de Overeenkomst en tot 24 maanden na het einde ervan neemt de Klant geen medewerkers, bestuurders, vennoten of zelfstandige medewerkers van Appliqable in dienst die in de 12 maanden daarvoor betrokken waren bij de uitvoering voor de Klant, en werkt hij niet met hen samen op zelfstandige basis. Dat geldt rechtstreeks en onrechtstreeks, ook via een vennootschap, een uitzendkantoor of een andere tussenpersoon, en ook voor gewezen medewerkers tot 6 maanden na hun vertrek bij Appliqable.

19.2. Dit verbod geldt niet met voorafgaand schriftelijk akkoord van Appliqable, en niet voor iemand die spontaan reageert op een openbare vacature van de Klant.

19.3. Bij een inbreuk is de Klant een forfaitaire vergoeding verschuldigd van 6 maanden van de laatste brutobezoldiging of vergoeding van de betrokken persoon bij Appliqable.

19.4. Dezelfde vergoeding is verschuldigd wanneer de Klant op een andere manier bewust hetzelfde resultaat bereikt om dit verbod te omzeilen.

Artikel 20. Referenties

20.1. Appliqable mag de naam en het logo van de Klant gebruiken als neutrale klantreferentie, zoals in een lijst van klanten op haar website en in presentaties, zonder inhoudelijke beschrijving van de opdracht.

20.2. Zo'n vermelding suggereert geen aanbeveling of goedkeuring door de Klant. Appliqable respecteert de richtlijnen voor het gebruik van het logo die de Klant haar meedeelt.

20.3. De Klant kan dat gebruik weigeren in de Overeenkomst, of later laten stopzetten via het Officieel kanaal. Appliqable verwijdert de vermelding dan binnen 30 dagen uit haar website en uit nieuw materiaal.

20.4. Een referentiecase, getuigenis, projectbeschrijving, schermafbeeldingen of andere inhoudelijke publicatie over de Klant of de Applicatie vraagt een voorafgaand schriftelijk akkoord van de Klant over de inhoud.

20.5. Een referentie bevat nooit vertrouwelijke informatie van de Klant.

Artikel 21. Kennisgevingen

21.1. Operationele communicatie verloopt via het Officieel kanaal en de contactpersonen die de Klant aanduidt. Dat geldt voor supportmeldingen, Opleveringsmeldingen, Gebruiksklaarmeldingen, testfeedback, de bevestiging van de Baseline, Wijzigingsverzoeken en akkoorden, en factuurbetwistingen. Een melding geldt als ontvangen op het moment dat ze in de mailbox van de bestemming aankomt. Appliqable bevestigt de ontvangst van meldingen van de Klant.

21.2. Formele kennisgevingen, zoals een opzegging, een ingebrekestelling of een ontbinding, gebeuren per aangetekende brief of per elektronische aangetekende zending, aan het adres van de maatschappelijke zetel of aan het adres in de Overeenkomst.

21.3. Termijnen in Werkdagen lopen vanaf de eerste Werkdag na ontvangst van de melding.

21.4. Elke Partij meldt een wijziging van haar adres of contactgegevens schriftelijk aan de andere Partij.

Artikel 22. Overdracht en onderaanneming

22.1. De Klant mag de Overeenkomst niet overdragen zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van Appliqable.

22.2. Appliqable mag de Overeenkomst overdragen aan een verbonden vennootschap of bij een overdracht van haar activiteit, na voorafgaande melding aan de Klant.

22.3. Appliqable mag onderaannemers inschakelen. Zij blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor hun werk. Voor subverwerkers geldt daarnaast de DPA.

Artikel 23. Versies en taal

23.1. Dit is versie 1.0 van 10 oktober 2026. Elke Overeenkomst vermeldt de versie van deze voorwaarden die erop van toepassing is.

23.2. Een nieuwe versie geldt enkel voor Overeenkomsten die daarna gesloten worden. Een bestaande Overeenkomst blijft, ook bij stilzwijgende verlenging, onder haar versie, tenzij beide Partijen via een addendum volgens artikel 24.1 instemmen met een nieuwe versie.

23.3. Appliqable bewaart alle versies en maakt ze raadpleegbaar op haar website en op verzoek.

23.4. De Nederlandse tekst is de juridische referentie. Bij tegenstrijdigheid met een vertaling primeert de Nederlandse tekst.

Artikel 24. Wijzigingen van de Overeenkomst en slotbepalingen

24.1. Een formele wijziging van de Overeenkomst vraagt een schriftelijk addendum, ondertekend door de bevoegde vertegenwoordigers van beide Partijen volgens artikel 4. Dat geldt voor wijzigingen van prijzen, looptijd, Pakket buiten de regeling van artikel 5.7, aansprakelijkheid, de toepasselijke versie van deze voorwaarden en andere essentiële commerciële afspraken.

24.2. Operationele afspraken binnen het kader van de Overeenkomst vragen enkel een schriftelijk akkoord via het Officieel kanaal of per e-mail van de aangeduide contactpersoon. Dat geldt voor de bevestiging van de Baseline, Wijzigingen volgens artikel 9 aan de overeengekomen tarieven, en planningsafspraken.

24.3. Volumewijzigingen volgens een overeengekomen prijsmechanisme vragen geen addendum. Dat geldt voor het aantal gebruikers en Integraties, de pakketregeling van artikel 5.7 en de aankoop van Wijzigingsuren aan de tarieven uit de Offerte; voor die aankoop volstaat een bestelling per e-mail.

24.4. Is een bepaling nietig of niet afdwingbaar, dan blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen ze door een geldige bepaling die het doel van de oorspronkelijke zo dicht mogelijk benadert.

24.5. Wie een recht niet of laat uitoefent, doet daarmee geen afstand van dat recht.

24.6. De Overeenkomst, met haar bijlagen en deze voorwaarden, vervangt alle eerdere afspraken over hetzelfde voorwerp. Mondelinge toezeggingen binden een Partij enkel als ze schriftelijk bevestigd zijn.

Artikel 25. Toepasselijk recht en geschillen

25.1. Op de Overeenkomst en deze voorwaarden is uitsluitend Belgisch recht van toepassing.

25.2. Bij een geschil zoeken Partijen eerst een minnelijke oplossing. Een Partij meldt het geschil schriftelijk aan de andere Partij, waarna de operationele contactpersonen overleggen. Is het geschil niet binnen 5 Werkdagen na die melding opgelost, dan leggen Partijen het voor aan hun bestuurders of verantwoordelijke vertegenwoordigers.

25.3. Is het geschil niet binnen 15 Werkdagen na die escalatie opgelost, dan is uitsluitend de ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Dendermonde, bevoegd. Elke Partij behoudt het recht om bij dringende omstandigheden onmiddellijk voorlopige maatregelen te vragen aan de bevoegde rechter in kort geding, zonder de escalatie af te wachten.